Warum ineffiziente Einkaufsprozesse, fehlende Transparenz und versteckte Governance Risiken häufig mehr kosten als schlechte Preise – und wie man gegensteuert.
Im Einkauf für FMCG, für den ich jahrelang als Einkaufsleiter bei einem großen Handelsunternehmen verantwortlich war, ist eines klar: Die Margen sind eng, das Volumen ist hoch und der Preisdruck gigantisch. Jeder Cent zählt.
Jede Einkaufsorganisation, nicht nur im Bereich FMCG, fokussiert sich daher traditionell auf Preisverhandlungen, Konditionen und Einsparungen. Das ist auch richtig – greift aus meiner Erfahrung häufig jedoch zu kurz.
Denn eine zentrale Frage wird immer wichtiger, insbesondere wenn Sie als CEO, CPO oder CFO übergreifend für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich sind:
Wie viel Ertrag und Sicherheit verlieren wir durch ineffiziente, intransparente und schlecht steuerbare Einkaufsprozesse?
Die unterschätzte KPI im Einkauf: Zeit
Aus meiner Erfahrung fließen in vielen Einkaufsorganisationen bis zu 30% der verfügbaren Kapazitäten in administrative Tätigkeiten. Hier nur einige Beispiele:
- Rechnungsprozesse-Steuerung
- Ausschreibungen mit hohem manuellem Aufwand
- Lieferantenanlage und -pflege
- Zertifikats- und Compliance-Management
Diese Prozesse sind notwendig – aber sie generieren keine Wertschöpfung.
Im Gegenteil, sie binden Ressourcen, die für strategische Steuerung, Risikobewertung und der Verbesserung der Entscheidungsqualität fehlen.
Gerade im Bereich der FMCG ist das besonders kritisch:
Hohe Volumina, kurze Reaktionszeiten und volatile Märkte lassen wenig Raum für Intransparenz.
„Eh-da-Kosten“ – nachvollziehbar, aber teuer
Häufig werden Aufwände für schlechte Prozesse über „eh da Kosten“ finanziert. Denn die Mitarbeiter sind in den meisten Fällen erst mal „eh da“. Das ist verständlich, denn:
- Nicht jeder Prozessschritt lässt sich sofort monetär bewerten
- Effizienzverluste sind über viele Teams verteilt
- Risiken materialisieren sich oft erst zeitverzögert
Doch genau hier liegt das Problem:
Was nicht sichtbar ist, wird nicht gesteuert. Und was nicht gesteuert wird, kostet Geld – oder erhöht das Risiko.
Governance & Risiko: Der oft übersehene Kostenfaktor
Mit steigenden regulatorischen Anforderungen, wachsender Lieferkettenkomplexität und zunehmendem ESG-Fokus rücken Governance und Risikomanagement im Einkauf immer stärker in den Vordergrund.
Typische Fragen aus CEO- und CFO-Sicht sind heute:
- Wissen wir, mit welchen Lieferanten wir wirklich arbeiten?
- Sind Zertifikate, Compliance-Nachweise und Freigaben aktuell?
- Wo bestehen Abhängigkeiten oder Konzentrationsrisiken?
- Wie schnell erkennen wir Abweichungen oder Regelverstöße?
Ohne durchgängige Transparenz bleiben diese Fragen häufig unbeantwortet – oder sie werden manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig bearbeitet.
Das Risiko dabei ist nicht nur operativ, sondern auch finanziell und reputativ.
Warum Transparenz der eigentliche Hebel ist
In den Coupa-Implementierungsprojekten, die ich verantworte, zeigt sich immer wieder:
Gerade im Vertriebsprozess beginnt die Diskussion häufig mit dem Wunsch des potentiellen neuen Kunden, dass wir „mal zeigen was Coupa so alles kann“. Da kann ich mit gutem Gewissen sagen, unfassbar viel. Das ist aber gleich zu Beginn die falsche Frage. Der bessere Ansatz aus Kundensicht wäre der, zu sagen was man erreichen möchte.
Der größte Mehrwert entsteht nicht allein durch „Features and Functions“ sondern durch Effizienzgewinne, über eine optimale End-to-End-Transparenz:
- Prozesse und Durchlaufzeiten
- Datenqualität und Stammdaten
- Lieferantenstatus, Zertifikate und Risiken
- Compliance, Freigaben und Abweichungen
Diese Transparenz schafft eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für Einkauf, Finance und Management – und reduziert Risiken signifikant.
Der Business Case: Effizienz, Steuerbarkeit und Sicherheit
Ein zentraler Bestandteil jeder Implementierung ist daher die Definition einer klaren Messlatte:
- Welche Prozesse sollen effizienter werden?
- Welche Risiken sollen reduziert oder besser steuerbar sein?
- Welche qualitativen und quantitativen Effekte erwarten wir?
Auf Basis realer Kunden- und Prozessdaten entsteht ein valider Business Case, der nicht nur Einsparungen, sondern auch Risikoreduktion und Governance-Effekte berücksichtigt.
Denn im Einkauf gilt:
Am Ende zählt auch hier jeder Cent – direkt oder indirekt.
Fazit: Der Preis bleibt wichtig – Transparenz, Governance und Steuerbarkeit sind entscheidend.
Preisverhandlungen bleiben ein zentraler Bestandteil des Einkaufs.
Doch nachhaltiger Unternehmenserfolg entsteht dort, wo Prozesse transparent, compliant und datenbasiert aufgesetzt sind. Insbesondere deshalb weil Preise häufig nicht durch eigenes Handeln beeinflußt werden können. Die Corona Krise, das Evergiven Unglück, der Ukraine Krieg oder die wirren Entscheidungen der aktuellen US Regierung in Bezug auf Zölle, haben das vielen schmerzhaft gezeigt. Ein durchgehend optimaler Einkaufsprozess ist dabei ein Wettbewerbsvorteil, der auch bei Preisschwankungen stabile Erträge durch die Vermeidung von Ineffizienzen liefert.
Wenn Sie sich aktuell mit folgenden Fragen beschäftigen:
- Wie lassen sich Effizienz, Governance und Risiko gemeinsam adressieren?
- Worauf sollte man bei der Auswahl eines Procurement-Tools achten?
- Wie entsteht ein belastbarer Business Case auf C-Level-Niveau?
sind Sie herzlich eingeladen, den fachlichen Austausch mit uns zu suchen.
Mit meiner langjährigen Berufserfahrung im Einkauf und meiner Erfahrung aus zahlreichen Coupa-Implementierungen kann ich sagen:
Dieser Weg zahlt sich aus – operativ, finanziell und strategisch.