Welche der beiden E-Procurement-Lösungen ist aus unserer Sicht die beste für den deutschsprachigen Raum?
Als Implementierungspartner beider Lösungen wird uns diese Frage regelmäßig von Kunden gestellt, die wir im Rahmen von Auswahlentscheidungen beraten.
Die ehrliche Antwort lautet: Es gibt weder eine schnelle noch eine pauschale Antwort.
Vereinfachende Aussagen wie „Lösung A ist günstiger als Lösung B“ oder „Für große Unternehmen kommt nur Lösung X infrage“ greifen aus unserer Sicht deutlich zu kurz.
Mein Einstieg in die vertiefende Diskussion lautet daher fast immer: „Es kommt darauf an.“
Doch worauf kommt es wirklich an?
Scope – welche Prozesse und Steuerungsmechanismen sollen abgebildet werden?
Grundsätzlich decken beide Anbieter die wesentlichen Prozesse des Ausgabenmanagements ab. Basis ist der Purchase-to-Pay-Prozess – von der Bedarfsentstehung über Bestellung und Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung und Buchung.
Wesentliche, weitere Module sind:
- Lieferantenstammdaten-Management: Onboarding von Lieferanten, Pflege von Zertifikaten und zusätzlichen Informationen
- Supplier Performance & Risk Management: Strukturierte Leistungsbewertungen durch unterschiedliche Stakeholder, Verdichtung der Ergebnisse sowie Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen; ergänzt durch das Monitoring von Risikoparametern wie finanzielle Stabilität oder ESG-Bewertungen
- Ausschreibungen in unterschiedlichen Set-ups ergänzt durch (unterschiedliche) Auktionen
- Vertragsmanagement im kaufmännischen und juristischen Sinne: Volumensteuerung, Transparenz, Reminder-Funktionen für die Kaufmännische Steuerung und Vertragsvorlagen, Dokumentation von Verhandlungen bis hin zur digitalen Signatur für die juristische Seite
- Spend Analytics zur strukturierten Auswertung des vorhandenen Datenschatzes, zunehmend KI-gestützt
Je nach gewünschtem Scope unterscheidet sich der Zuschnitt der benötigten Module zwischen den Anbietern, was sich am Ende auch maßgeblich auf den Lizenzpreis auswirken kann, so dass ein Vergleich immer sinnvoll ist.
Darüber hinaus bieten beide Anbieter zusätzliche Module und Funktionalitäten an, so z.B. Coupa für Spesenmanagement oder Treasury-Prozesse. Wer langfristig eine möglichst integrierte Plattform anstrebt und keinen Best-of-Breed-Ansatz verfolgt, schränkt damit unter Umständen die Auswahl des Lösungsanbieters von vornherein ein.
Praxis-Tipp:
Zur strukturierten Bewertung der Abdeckung des Scopes empfiehlt es sich, konkrete Use Cases zu definieren. Dabei sollte man bewusst nicht nur an eigenen, bestehenden Prozessen festhalten, sondern sich auf die Best-Practice-Ansätze der jeweiligen Lösung einlassen.
Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung
Ein weiterer, häufig unterschätzter Aspekt des Scopes ist das Spannungsfeld zwischen Flexibilität und Governance:
- Wie stark lassen sich Prozesse standardisieren?
- Wie granular können Freigabelogiken, Rollen- und Berechtigungskonzepte abgebildet werden?
- Wie konsequent unterstützt die Lösung Compliance- und Steuerungsanforderungen – insbesondere in dezentralen Organisationen?
Ebenso relevant ist die Tiefe des Datenmodells und der Transparenz:
- Wie konsistent sind die Daten über alle Module hinweg?
- Wie flexibel lassen sich Berichte und Auswertungen gestalten?
- Inwieweit können Fachbereiche eigenständig Analysen durchführen?
IT-Anforderungen und vorhandene Implementierungskapazitäten
Die gute Nachricht vorweg: Beide Lösungen lassen sich mit überschaubarem Aufwand implementieren.
- Standardisierte Konfiguration statt individueller Programmierung
- Geringe Belastung interner IT-Ressourcen
- Kosteneffizienter Betrieb und einfache Wartung
- Teilnahme an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software ohne aufwändige Anpassungsprojekte
Im Regelfall ist das Unternehmen nach Abschluss der Implementierung in der Lage, die Lösung mit eigenen Ressourcen zu betreiben und weiterzuentwickeln.
Als möglicher Nachteil – der der Vollständigkeit halber erwähnt werden sollte – ist zu nennen, dass nicht jeder Sonderprozess abgebildet werden kann. Die Einführung erfordert daher häufig eine bewusste Standardisierung und Vereinfachung.
Eine zentrale Rolle spielt zudem das Thema Integration – Stand-alone-Implementierungen sind die Ausnahme. Für den vollen Nutzen ist der Datenaustausch mit ERP-, Buchhaltungs- und weiteren Systemen zwingend erforderlich. Hier lohnt ein genauer Blick auf die technologischen Integrationsmöglichkeiten der Anbieter.
Generelle Anforderungen und existierende Rahmenbedingungen
Hier spielen zahlreiche unternehmensspezifische Faktoren eine Rolle, etwa:
- organisatorische Komplexität
- bestehende IT-Landschaft
- geplante Unternehmensentwicklung und Wachstumsstrategie
- Grad der Internationalisierung
Gerade bei international tätigen Unternehmen sind neben Mehrsprachigkeit auch Aspekte wie lokale rechtliche Anforderungen, steuerliche Besonderheiten, regionale Lieferantennetzwerke sowie lokale Support- und Beratungskompetenz relevant.
Während beide Lösungen international einsetzbar sind, unterscheiden sie sich im regionalen Fokus und in der Tiefe der Lokalisierung.
Die Branche ist aus unserer Sicht eher nachrangig. Beide Lösungen sind grundsätzlich branchenunabhängig einsetzbar, auch wenn branchenspezifische Implementierungserfahrungen wertvolle Best Practices liefern können.
Fit zwischen den Partnern – Kultur, Zusammenarbeit und Innovationsfähigkeit
Coupa und Onventis haben sehr unterschiedliche Entstehungs- und Entwicklungsgeschichten, was sich auch in den jeweiligen Unternehmenskulturen widerspiegelt. Da die Auswahl einer e-Procurement-Lösung in den meisten Fällen eine langfristige Entscheidung ist, sollte im Auswahlprozess das Motto gelten:
„Drum prüfe, wer sich ewig bindet.“
Mit der Einführung der Software beginnt ein mehrjähriger gemeinsamer Weiterentwicklungsprozess. Dabei spielt nicht nur der persönliche Fit eine Rolle, sondern auch:
- Release- und Innovationsstrategie
- Transparenz der Produkt-Roadmap
- Einbindung und Umsetzung von Kundenfeedback
Je nach eigener Change- und Innovationsfähigkeit können diese Punkte maßgeblich beeinflussen, welche Lösung langfristig besser passt.
Vereinfachende Zuschreibungen wie „kalifornisch geprägt vs. schwäbisch“ greifen auch hier deutlich zu kurz.
Beide Anbieter bieten umfangreiche Programme zur Kundenunterstützung und zum Austausch zwischen Anwendern. Entscheidend ist herauszufinden, welches Ökosystem besser zur eigenen Organisation passt.
User Experience & Nutzerakzeptanz
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz bei den Anwendern. e-Procurement-Lösungen entfalten ihren Nutzen nur dann vollständig, wenn sie im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden.
Zentrale Fragestellungen sind:
- Wie intuitiv ist die Lösung für Gelegenheitsnutzer?
- Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
- Wie gut ist die mobile Nutzbarkeit?
- Wie konsistent ist die Benutzerführung über alle Module hinweg?
Unterschiede zeigen sich hier weniger in der Funktionalität als in der Philosophie der Benutzerführung. Je nach Unternehmenskultur kann dies erheblichen Einfluss auf Nutzungsgrad, Datenqualität und letztlich den Projekterfolg haben. Am Ende entscheidet auch hier der „Fit“ zum eigenen Unternehmen.
Fazit: Was ist wirklich entscheidend?
Die Frage „Coupa oder Onventis?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Details in den Anforderungen, die individuellen Rahmenbedingungen und last but not least die User-Experience geben den Ausschlag – etwas, das auch KI-gestützte Analysen bestätigen.
Mit beiden Lösungen können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse substanziell weiterentwickeln, vorausgesetzt es besteht die Bereitschaft:
- Veränderungen aktiv zu gestalten
- die Einführung als Chance für schlanke Prozesse zu nutzen
- und bestehende Strukturen und Vorgehensweisen kritisch zu hinterfragen
Die gewonnene Ausgaben- und Prozesstransparenz versetzt den Einkauf in die Lage, deutlich proaktiver zu agieren und gemeinsam mit anderen Funktionen im Unternehmen messbaren Mehrwert zu schaffen.